Czy urlop wypoczynkowy ulega przedawnieniu?

„Roszczenia ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem 3 lat od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne”.

Kodeks pracy, art. 291 § 1

Prawo do urlopu wypoczynkowego jest jednym z podstawowych uprawnień przysługujących pracownikowi. Ma ono charakter osobisty i niezbywalny, co oznacza, że nie można go przenieść na inną osobę. Ustawodawca nie bez przyczyny określił konkretną liczbę przysługujących dni urlopu w danym roku, bowiem tylko wypoczęty pracownik jest w stanie należycie wykonywać swoje obowiązki służbowe. Pytanie jednak co dzieje się w sytuacji, kiedy z jakichś względów urlop nie zostaje wykorzystany, przechodzi na kolejny rok, a później na kolejny i jeszcze następny. Czy potencjalny pracoholik straci te dni urlopu, których nie wykorzystał w poprzednich latach? Czy może uzyska od pracodawcy w zamian ekwiwalent pieniężny lub inną rekompensatę?

Kiedy urlop wypoczynkowy staje się urlopem zaległym?

Artykuł 154 Kodeksu pracy określa wymiar przysługującego pracownikom urlopu wypoczynkowego. Generalna zasada jest taka, że pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy przysługuje 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego w danym roku kalendarzowym. Często jednak dochodzi do sytuacji, w której pracownicy nie wykorzystują wszystkich przysługujących im dni – stają się one wówczas urlopem zaległym. Sytuacja taka nakłada na pracodawcę zobowiązanie, o którym przeczytamy w art. 168 Kodeksu pracy, tj.: „urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do dnia 30 września następnego roku kalendarzowego, nie dotyczy to części urlopu udzielonego zgodnie z art. 167²”. Zatem, wchodząc w kolejny rok kalendarzowy z nowym urlopem w wymiarze 26 dni oraz urlopem zaległym w wymiarze np. 20 dni, pracodawca w pierwszej kolejności rozliczy pracownika z urlopu zaległego. Jeżeli sytuacja dotyczy pracownika wyjątkowo stroniącego od chęci skorzystania z możliwości wypoczynku, pracodawca sam wyznaczy mu termin urlopu (kierując go na urlop zaległy). Niezgodna z przepisami jest sytuacja, w której obu stronom odpowiada fakt niewykorzystywania urlopu przez pracownika. Pracodawcy grozi bowiem kara grzywny za nieudzielenie pracownikowi urlopu wypoczynkowego – w wysokości od 1 tys. do 30 tys. zł.

Obowiązek udzielenia urlopu zaległego do końca września.

Cytowany powyżej art. 163 Kodeksu pracy ściśle wskazuje datę graniczną udzielenia pracownikowi urlopu zaległego. Powszechnie przyjmuje się, że z urlopu zaległego należy „zejść” do 30 września, choć w praktyce wystarczające jest, by dokładnie w dniu 30 września pracownik rozpoczął urlop – wnioskując o wszystkie zaległe dni. Oznacza to, że fizycznie urlop zaległy będzie wykorzystywany w październiku, ważne by pierwszym dniem był właśnie ostatni dzień września. Zasada ta nie dotyczy jednak niewykorzystanego urlopu na żądanie. Ten może być wykorzystany do końca grudnia roku kolejnego.

Przykład:

Pracownikowi pozostało 9 dni urlopu z 2021 r. Nie korzystał z urlopu na żądanie.

W 2022 r. pracownikowi powinno udzielić się 5 z 9 dni urlopu zaległego do końca września. Pozostałe 4 dni, jako zaległy urlop na żądanie, mogą zostać udzielone do końca 2022 r.

Kiedy następuje przedawnienie urlopu zaległego?

Sytuacja, w której urlop zaległy ulega przedawnieniu nie należy do częstych, zakładając oczywiście, że pracodawca działa zgodnie z przepisami prawa. Z zasady urlop niewykorzystany w roku poprzednim powinien być udzielony w roku następnym. Wyjątkiem może być długotrwała nieobecność pracownika – przebywanie na urlopie bezpłatnym lub korzystanie z urlopów przysługujących rodzicom. I tak, dopóki pracownik nie świadczy fizycznie pracy, pracodawca nie będzie podejmował żadnych czynności. Jednak, niezwłocznie po powrocie do pracy, konieczne będzie udzielenie urlopu zaległego. Może jednakże dojść do sytuacji, w której nieobecność pracownika jest tak długa, że prawo do urlopu ulegnie przedawnieniu. Generalna zasada mówi o tym, że roszczenie pracownika o udzielenie urlopu przedawnia się z upływem 3 lat od dnia, w którym to roszczenie stało się wymagalne. Bieg terminu przedawnienia rozpoczyna się albo z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje, albo z końcem września roku następnego (jeżeli urlop został przesunięty na ten rok z przyczyn leżących po stronie pracownika lub pracodawcy). Wyjątek stanowi sytuacja, w której pracownik korzysta z urlopu wychowawczego – wówczas bieg terminu nie rozpoczyna się, a rozpoczęty ulega zawieszeniu.

Przykład:

Pracownik ma 3 dni niewykorzystanego urlopu z 2018 r.

Przedawnienie urlopu z 2018 r. nastąpi po końcu września 2022 r.

Po upływie terminu przedawnienia roszczenia ze stosunku pracy, pracodawca, bez żadnych konsekwencji, może uchylić się od jego zaspokojenia. Jednakże nic nie stoi na przeszkodzie, by mimo przedawnienia, pracodawca zgodził na udzielenie urlopu zaległego.

Czy za niewykorzystany urlop zaległy można wypłacić ekwiwalent?

Dopóki stosunek pracy nie zostanie zakończony nie ma możliwości, by za zaległy urlop wypłacono pracownikowi ekwiwalent pieniężny. Byłoby to sprzeczne z podstawowym celem urlopu wypoczynkowego, czyli regeneracją sił psychofizycznych osoby zatrudnionej w ramach stosunku pracy. Zasada przysługiwania urlopu w naturze zakłada, iż prawa do wypoczynku nie można zastąpić wypłaconymi w zamian środkami finansowymi. Wyjątku nie stanowi tu ani natłok pracy, ani niechęć pracownika do wypoczynku, ani tym bardziej żadne inne względy, leżące po stronie pracodawcy. Roszczenie o ekwiwalent za niewykorzystany urlop przysługuje dopiero po ustaniu stosunku pracy i przedawnia się z upływem trzech lat (liczonych do dnia rozwiązania stosunku pracy).