Procedura zgłoszeń wewnętrznych zgodnie z ustawą o sygnalistach

W 2026 roku w Polsce weszły w życie istotne zmiany dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach ustawy o sygnalistach. Nowelizacja zwiększa ochronę sygnalistów, precyzuje obowiązki organizacji i rozszerza zakres naruszeń, które można zgłaszać.

Kto może dokonać zgłoszenia w 2026 roku?

Podobnie jak wcześniej, sygnalistą może być każda osoba związana zawodowo z organizacją – pracownik, wolontariusz, członek organu, kontrahent lub dostawca. Od 2026 roku ustawodawca wprowadził dodatkowe uprawnienia dla osób współpracujących z organizacją w formie umów cywilnoprawnych, które wcześniej nie zawsze były objęte ochroną.

Jakie naruszenia można zgłaszać?

Nowelizacja w 2026 roku rozszerzyła katalog naruszeń, które można zgłaszać, o:

• naruszenia regulacji dotyczących ochrony danych osobowych w systemach cyfrowych,
• nieprawidłowości w zakresie cyberbezpieczeństwa,
• działania prowadzące do dyskryminacji lub mobbingu w miejscu pracy.

Zgłoszenie nadal powinno dotyczyć rzeczywistych i uzasadnionych podejrzeń naruszeń prawa.

Procedura zgłoszeń wewnętrznych po zmianach 2026

Organizacje mają obowiązek wdrożyć bezpieczny i skuteczny system zgłoszeń wewnętrznych, który w nowym stanie prawnym obejmuje:

1. Bezpieczne złożenie zgłoszenia – zgłoszenia mogą być teraz składane również w sposób zdalny z użyciem systemów szyfrowanych, gwarantujących pełną anonimowość.
2. Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – obowiązkowe w ciągu 5 dni roboczych (skrót czasu w porównaniu do wcześniejszych 7 dni).
3. Rozpatrzenie zgłoszenia – maksymalny czas odpowiedzi skrócono do 2 miesięcy od daty zgłoszenia, z obowiązkiem informowania sygnalisty o stanie postępowania.
4. Ochrona sygnalisty – w 2026 roku wprowadzono dodatkowe zabezpieczenia dla osób zgłaszających, w tym zakaz przenoszenia lub degradacji w miejscu pracy oraz obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty.

Formy zgłoszeń w 2026 roku

Od 2026 roku organizacje muszą zapewnić minimum dwa kanały zgłoszeń:

• elektroniczny, z szyfrowaniem danych,
• tradycyjny (papierowy lub osobiście),

oraz możliwość zgłoszenia anonimowego, choć anonimowość nie zawsze pozwala na pełne prowadzenie postępowania.

Obowiązki pracodawcy po zmianach

Nowelizacja w 2026 roku nakłada na pracodawcę obowiązek:

• wyznaczenia przeszkolonej osoby lub zespołu ds. odbioru zgłoszeń,
• prowadzenia dokumentacji zgłoszeń w sposób bezpieczny i zgodny z RODO,
• informowania sygnalistów o statusie ich zgłoszenia i wynikach postępowania,
• ochrony przed wszelkimi formami represji lub dyskryminacji.

Nieprzestrzeganie nowych przepisów może prowadzić do wysokich kar finansowych i odpowiedzialności prawnej dla organizacji.

Dlaczego procedura zgłoszeń wewnętrznych w 2026 roku jest kluczowa?

Dzięki zmianom w 2026 roku procedura zgłoszeń wewnętrznych jest jeszcze bardziej bezpieczna dla sygnalistów i skuteczna w wykrywaniu naruszeń prawa. Organizacje, które wdrożą nowe przepisy, minimalizują ryzyko kar i sporów, a także budują etyczną kulturę odpowiedzialności w miejscu pracy. Nowe przepisy podkreślają, że zgłoszenia wewnętrzne to nie tylko obowiązek prawny, ale także element profesjonalnego zarządzania ryzykiem.