W 2026 roku w Polsce weszły w życie istotne zmiany dotyczące procedury zgłoszeń wewnętrznych w ramach ustawy o sygnalistach. Nowelizacja zwiększa ochronę sygnalistów, precyzuje obowiązki organizacji i rozszerza zakres naruszeń, które można zgłaszać.
Kto może dokonać zgłoszenia w 2026 roku?
Podobnie jak wcześniej, sygnalistą może być każda osoba związana zawodowo z organizacją – pracownik, wolontariusz, członek organu, kontrahent lub dostawca. Od 2026 roku ustawodawca wprowadził dodatkowe uprawnienia dla osób współpracujących z organizacją w formie umów cywilnoprawnych, które wcześniej nie zawsze były objęte ochroną.
Jakie naruszenia można zgłaszać?
Nowelizacja w 2026 roku rozszerzyła katalog naruszeń, które można zgłaszać, o:
- naruszenia regulacji dotyczących ochrony danych osobowych w systemach cyfrowych,
- nieprawidłowości w zakresie cyberbezpieczeństwa,
- działania prowadzące do dyskryminacji lub mobbingu w miejscu pracy.
Zgłoszenie nadal powinno dotyczyć rzeczywistych i uzasadnionych podejrzeń naruszeń prawa.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych po zmianach 2026
Organizacje mają obowiązek wdrożyć bezpieczny i skuteczny system zgłoszeń wewnętrznych, który w nowym stanie prawnym obejmuje:
- Bezpieczne złożenie zgłoszenia – zgłoszenia mogą być teraz składane również w sposób zdalny z użyciem systemów szyfrowanych, gwarantujących pełną anonimowość.
- Potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia – obowiązkowe w ciągu 5 dni roboczych (skrót czasu w porównaniu do wcześniejszych 7 dni).
- Rozpatrzenie zgłoszenia – maksymalny czas odpowiedzi skrócono do 2 miesięcy od daty zgłoszenia, z obowiązkiem informowania sygnalisty o stanie postępowania.
- Ochrona sygnalisty – w 2026 roku wprowadzono dodatkowe zabezpieczenia dla osób zgłaszających, w tym zakaz przenoszenia lub degradacji w miejscu pracy oraz obowiązek zachowania poufności tożsamości sygnalisty.
Formy zgłoszeń w 2026 roku
Od 2026 roku organizacje muszą zapewnić minimum dwa kanały zgłoszeń:
- elektroniczny, z szyfrowaniem danych,
- tradycyjny (papierowy lub osobiście),
oraz możliwość zgłoszenia anonimowego, choć anonimowość nie zawsze pozwala na pełne prowadzenie postępowania.
Obowiązki pracodawcy po zmianach
Nowelizacja w 2026 roku nakłada na pracodawcę obowiązek:
- wyznaczenia przeszkolonej osoby lub zespołu ds. odbioru zgłoszeń,
- prowadzenia dokumentacji zgłoszeń w sposób bezpieczny i zgodny z RODO,
- informowania sygnalistów o statusie ich zgłoszenia i wynikach postępowania,
- ochrony przed wszelkimi formami represji lub dyskryminacji.
Nieprzestrzeganie nowych przepisów może prowadzić do wysokich kar finansowych i odpowiedzialności prawnej dla organizacji.
Dlaczego procedura zgłoszeń wewnętrznych w 2026 roku jest kluczowa?
Dzięki zmianom w 2026 roku procedura zgłoszeń wewnętrznych jest jeszcze bardziej bezpieczna dla sygnalistów i skuteczna w wykrywaniu naruszeń prawa. Organizacje, które wdrożą nowe przepisy, minimalizują ryzyko kar i sporów, a także budują etyczną kulturę odpowiedzialności w miejscu pracy. Nowe przepisy podkreślają, że zgłoszenia wewnętrzne to nie tylko obowiązek prawny, ale także element profesjonalnego zarządzania ryzykiem.
