Czy można potwierdzić na uczelni wykształcenie pracownika?

Czy przeprowadzenie przez pracodawcę prywatnego dochodzenia w kwestii potwierdzenia poziomu wykształcenia kandydata, jest w ogóle dozwolone?

Nie. Zgodnie ze stanowiskiem Urzędu Ochrony Danych Osobowych, niedopuszczalnym jest pozyskiwanie przez pracodawcę informacji o kandydacie od podmiotów zewnętrznych, jakimi np. są uczelnie wyższe. Nie ma podstaw prawnych, które dawałaby pracodawcy, mającemu wątpliwości co do prawdziwości przedłożonych przez kandydata dyplomów ukończenia studiów wyższych, do podjęcia jakichkolwiek kroków weryfikacyjnych.

Jak określono w art. 22¹ § 3 Kodeksu pracy, udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której dane dotyczą. Uznać więc należy, że naruszeniem praw i wolności kandydata byłoby każde działania pracodawcy, zmierzające do dodatkowej weryfikacji prawdziwości przedstawionych dokumentów.

A co w sytuacji, gdy kandydat sam  wyrazi zgodę na weryfikację przedłożonych przez siebie dokumentów?

Również w tym przypadku UODO stoi na stanowisku, że powyższe nie znajduje oparcia w przepisach RODO. Kluczowym pozostaje tu fakt ewentualnych konsekwencji, jakie kandydat mógłby ponieść w przypadku braku zgody na weryfikację złożonych przez siebie oświadczeń. Warunkiem skutecznej zgody jest jej dobrowolność, co w przypadku procesu rekrutacji nie ma

pełnego odzwierciedlenia. Uzasadniona byłaby bowiem obawa kandydata, zgodnie z którą brak wyrażenia zgody na ewentualny kontakt pracodawcy z uczelnią mógłby skutkować odrzuceniem jego kandydatury.

Mając na uwadze powyższe, pracodawca nie powinien dociekać, czy przedstawione przez kandydata dokumenty rzeczywiście odzwierciedlają stan faktyczny. W przypadku uzasadnionych wątpliwości, to przecież i tak po jego stronie pozostaje ostatnie słowo i decyzja, czy zatrudni daną osobę, czy też nie.

Jednak trzeba pamiętać o tym, że po odrzuceniu budzącej wątpliwość kandydatury, i zatrudnieniu innego pracownika, nie zawsze można postawić kropkę. Coraz częściej mamy bowiem do czynienia z roszczeniami dyskryminacyjnymi na gruncie niezatrudniania. Problematyczna może być tutaj argumentacja pracodawcy, wskazującą przyczynę odmowy zatrudnienia. Same podejrzenia, mogą okazać się mało wiarygodne. Być może więc, wybór tzw. „mniejszego zła”, czyli prośba o złożenie dodatkowego, dobrowolnego oświadczenia przez kandydata, będzie w praktyce lepszym rozwiązaniem dla pracodawcy. Wydawać by się mogło, iż trudno przypisywać takiej sytuacji zarzut naruszenia Kodeksu pracy, czy przepisów RODO. Jednak, ewentualna kontrola UODO faktycznie mogłaby uznać takie działanie za niedopuszczalne.

Podążając więc wskazaną wyżej drogą wyboru „mniejszego zła”, pracodawca z całą pewnością nie powinien prowadzić prywatnego śledztwa, które mogłoby potwierdzić jego tezę o nieprawdziwości złożonych dokumentów. Występowanie do władz uczelni, bez zgody kandydata, jest niedopuszczalne. A to, czy pozyskiwanie dobrowolnej zgody od kandydata będzie przez inspektorów UODO każdorazowo traktowane jak przewinienie, pokaże praktyka kontroli. Byłoby idealnie, gdyby decydującą była indywidualna sytuacja pracodawcy i waga dokumentu, który zdecydowano się zweryfikować. Inaczej bowiem winno się traktować sprawdzanie na uczelni prawdziwości dyplomu magistra informatyki (nikomu nie umniejszając ;)), a inaczej uprawnień wydawanych np. farmaceutom.