Czy nagrywanie rozmów pracowników jest legalne, czyli o monitoringu w miejscu pracy

Stosowanie monitoringu wizyjnego w miejscu pracy już jakiś czas temu zyskało na popularności. Pracodawcy korzystający z przywileju, jaki daje art. 22² Kodeksu pracy, muszą pamiętać by jasno określić cel, zakres oraz sposób zastosowania monitoringu. Powinni kierować się przede wszystkim bezpieczeństwem pracowników, ochroną mienia, kontrolą produkcji lub przestrzeganiem tajemnicy informacji, które mogłyby narazić ich na ewentualną szkodę. I co ważne, nagrywając pracowników muszą brać pod uwagę nie tylko przepisy Kodeksu pracy, ale też RODO.

Obowiązek informacyjny w stosunku do wszystkich potencjalnie nagrywanych

Nagrywanie obrazu przez kamery obejmuje wizerunek pracowników, dochodzi więc do przetwarzania ich danych osobowych. A jeżeli mowa o przetwarzaniu danych osobowych, to wiadomo, zastosowanie mają wszelkie procedury wynikające z RODO. I tak, konieczne jest dopełnienie przez pracodawcę obowiązku informacyjnego. Powinien on podać m.in. swoją nazwę, adres, obszar oraz cel monitorowania, okres przetwarzania danych, a także wskazać ewentualnych odbiorców danych. Z kolei Kodeks pracy narzuca obowiązek oznaczania w sposób czytelny i widoczny monitorowanych pomieszczeń. Tablice informujące powinny być widoczne, a więc umieszczone bezpośrednio w miejscach objętych monitoringiem.

Nagranie z monitoringu obejmuje wizerunek pracowników, a co z rozmowami?

Zgodnie z informacją opublikowaną przez Urząd Ochrony Danych Osobowych, monitoring to środek techniczny rejestrujący obraz, zatem nie ma możliwości, by monitoring wizyjny rejestrował również dźwięk. Jeżeli pracodawca zdecyduje się na montaż kamer, które dodatkowo rejestrują dźwięk, może zostać oskarżony o naruszanie prywatności oraz o nadmiarową formę przetwarzania danych. Naraża się przy tym nie tylko na odpowiedzialność administracyjną, ale również cywilną i karną.

Czy pracownik może żądać udostępniania dotyczących go nagrań?

Zastosowanie ma w tym przypadku art. 15 ust. 1 RODO, mówiący o tym, że osoba, której dane dotyczą jest uprawniona do uzyskania informacji związanych z przetwarzaniem jej danych osobowych. Ma ponadto prawo zawnioskować o przekazanie przez pracodawcę danych dot. m.in. celu przetwarzania danych, odbiorców, którym dane zostaną ujawnione, oraz planowanego okresu ich przechowywania.

Do czego pracodawca może się posunąć, chcąc monitorować swoich pracowników?

Co prawda Kodeks pracy wskazuje, że monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, jednak dalsze brzmienie przepisu mówi o tym, że wyjątek stanowią sytuacje dot. konieczności zapewnienia bezpieczeństwa pracowników. Jednocześnie umieszczenie kamer we wskazanych wyżej miejscach nie może naruszać godności oraz dóbr osobistych pracowników. Dodatkowo monitoring pomieszczeń sanitarnych wymaga uprzedniej zgody zakładowej organizacji związkowej lub przedstawicieli pracowników. Wynika więc z tego, że monitoring może być umieszczony praktycznie wszędzie (poza pomieszczeniami udostępnianymi organizacjom związków zawodowych) jeżeli tylko pracodawca wykaże w regulaminie powód takiego działania.