Udostępnienie dokumentacji płacowej

Masz prawo zażądać od pracodawcy udostępnienia do wglądu dokumentów, na podstawie których obliczono Twoje wynagrodzenie.

Prawo wglądu do dokumentów, na podstawie których pracodawca obliczył nam wynagrodzenie, gwarantuje art. 85 § 5 Kodeksu pracy.

Pracownik, mający wątpliwość co do tego, czy wszystkie składniki jego pensji zostały wypłacone prawidłowo, może (pisemnie bądź ustnie) zwrócić się do pracodawcy z wnioskiem o okazanie stosownych dokumentów.

Jaki dane przekaże Ci pracodawca?

W pierwszej kolejności pracodawca przygotuje do udostępnienia układ zbiorowy pracy, bądź regulamin wynagradzania, bądź inny dokument wewnętrzny określający zasady wynagradzania za pracę.

Na drugim miejscu znajdą się najczęściej dokumenty związane z czasem pracy. Obowiązkiem pracodawcy jest prowadzenie ewidencji czasu pracy, która odgrywa kluczową rolę w prawidłowym ustaleniu wysokości wszystkich świadczeń związanych z pracą. Ustawodawca nakłada obowiązek ewidencjonowania czasu pracy na wszystkich pracodawców, niezależnie od formy organizacyjnej, czy liczby zatrudnianych pracowników. Ponadto karty czasy pracy prowadzone są odrębnie dla każdego pracownika, nie powinno być więc żadnego problemu ze zrealizowaniem żądania pracownika.

Po trzecie, oprócz ewidencji czasu pracy, pracodawca winien okazać pracownikowi imienne karty wynagrodzeń, w których zawarty jest rodzaj i wysokość składników wynagrodzenia oraz wysokość dokonanych potrąceń.

Może również pojawić się sytuacja, kiedy żądanie pracownika zostanie w pełni zrealizowane dopiero po okazaniu kart przychodów (wskazujących obowiązkowe odliczenia) oraz ewentualnych tytułów wykonawczych, na podstawie których dokonywane są potrącenia.

Co w sytuacji, gdy pracodawca prowadzi dokumentację w formie zbiorczej?

Z perspektywy pracownika, zbiorcze prowadzenie dokumentów nie stanowi żadnego problemu. Pojawia się on dopiero po stronie pracodawcy, który stosując się do zasad ochrony tajemnicy wynagrodzenia, nie ma prawa udostępniać informacji o zarobkach innych pracowników. Ostatecznie, to właśnie po stronie pracodawcy pozostaje takie zabezpieczenie dokumentów płacowych, aby dane w nich zawarte obejmowały wyłącznie wynagrodzenie jednego pracownika.

A jeżeli pracownik miał rację twierdząc, że niepoprawnie naliczono mu wynagrodzenie?

W sytuacji, gdy pracownik zwrócił się do pracodawcy z żądaniem udostępnienia dokumentacji płacowej mając podejrzenie, że wypłacana pensja jest zbyt niska, pracodawca niezwłocznie powinien wypłacić brakującą sumę. Nie ma znaczenia, czy działania pracodawcy były zamierzone czy spowodowane nieumyślnie, skutek jest taki sam – wyrównanie brakującej kwoty. Błędne rozliczenie wynagrodzenia, polegające na jego niedopłaceniu, daje pracownikowi możliwość domagania się od pracodawcy wypłaty odsetek za zwłokę.

Podsumowując: jeżeli masz podejrzenia, że pracodawca popełnia błąd naliczając wysokość Twojego wynagrodzenia, skorzystaj z uprawnień, jakie przewidział dla Ciebie Kodeks pracy w art. 85 § 5. Nie powinieneś obawiać się, że zostanie to negatywnie odebrane przez Twojego szefa. W końcu, jeżeli nieumyślnie popełnił błąd, to w jego interesie jest, aby go szybko znaleźć i naprawić. Właściwie to plus, że nieprawidłowość zauważyłeś Ty, a nie np. Państwowa Inspekcja Pracy.